Rejestracja i limit miejsc
Limit wydarzenia wynosi 300 osób, z czego 20 miejsc jest zarezerwowanych dla organizatorów i obsługi, a 280 dla graczy. Pakiet Kronikarza za 770 zł z pamiątkowym wisiorkiem ma 20 miejsc, pakiet za 670 zł ma 47 miejsc, a pakiet za 470 zł ma 213 miejsc. O przyznaniu miejsca decyduje kolejność prawidłowo przesłanych zgłoszeń. Po wyczerpaniu puli wybranego pakietu kolejne osoby trafiają na listę rezerwową.
Potwierdzenie miejsca i płatność
Osoba, której przyznano miejsce, musi wpłacić wskazaną zaliczkę w ciągu 24 godzin od rejestracji. Brak płatności w terminie powoduje automatyczne anulowanie rezerwacji i przekazanie miejsca pierwszej osobie z listy rezerwowej.
Obowiązkowe ubezpieczenie uczestnika
Każdy uczestnik musi na własny koszt posiadać ważne ubezpieczenie NNW obejmujące cały okres wydarzenia oraz aktywności wykonywane podczas LARP-u. Organizator może poprosić o okazanie potwierdzenia polisy przed dopuszczeniem do gry.
Rekomendowanym rozwiązaniem jest PKO Moje Podróże24: obszar „Polska”, cel „sport” oraz rozszerzenie „sporty wysokiego ryzyka”. W aktualnych warunkach produktu do tej kategorii zaliczono między innymi rekonstrukcje historyczne i strzelectwo. Uczestnik odpowiada za sprawdzenie przed zakupem, czy wybrany zakres obejmuje wszystkie planowane przez niego aktywności LARP i obowiązuje podczas podróży krajowej z noclegiem.
Bezpieczeństwo
Uczestnik ma obowiązek przestrzegać poleceń organizatorów, zasad mechanik gry oraz reguł korzystania z rekwizytów. Uczestnik powinien zgłosić organizatorowi stan zdrowia lub ograniczenia, które mogą mieć znaczenie dla bezpiecznego udziału.
Osoby niepełnoletnie
Gracze w wieku od 14 do 17 lat mogą uczestniczyć wyłącznie za zgodą rodzica lub opiekuna prawnego oraz po podaniu jego danych kontaktowych. Dzieci poniżej 14 lat mogą przebywać na wydarzeniu jako osoby towarzyszące na zasadach potwierdzonych przez organizatora.
Nocleg poza Opactwem
Pakiet za 470 zł nie zawiera noclegu. Uczestnik samodzielnie rezerwuje i opłaca nocleg poza Opactwem. Organizatorzy uzgodnili możliwość zniżki, o której szczegóły można zapytać przed rezerwacją.